Для перевозки груза по России минимально нужны транспортная накладная, путевой лист и документы водителя. Если работаете через экспедитора, добавляются договор транспортной экспедиции и поручение экспедитору. Для опасных, скоропортящихся или негабаритных грузов потребуются дополнительные разрешения. В КейКарго полный пакет документов готовит персональный менеджер, а фиксированный тариф действует с момента заявки до выгрузки.
Правильно оформленные документы — это не бюрократия, а ваша гарантия, что груз доедет легально, без штрафов и задержек. Набор обязательных бумаг зависит от типа перевозки: напрямую с водителем или через экспедитора, от свойств груза и от того, бумажный документооборот или электронный. Мы собрали универсальный чек-лист для всех этапов: от первой заявки до закрывающих актов.
-
Этап заявки и договора
До того как машина выедет на погрузку, фиксируются условия:
- Заявка (заказ-заявка). В ней прописывают дату и время подачи транспорта, адреса погрузки и выгрузки, параметры груза (вес, объём, количество мест), требования к машине (тип кузова, температурный режим) и стоимость. Заявка может быть отдельным документом или приложением к договору.
- Договор перевозки или транспортной экспедиции. Если вы работаете напрямую с перевозчиком, заключается договор перевозки. Если доставку организует экспедитор, который подбирает транспорт, контролирует маршрут и документы, подписывается договор транспортной экспедиции. В КейКарго мы работаем именно по такой модели: вы ставите задачу, мы берём на себя все этапы.
- Поручение экспедитору — документ, которым клиент официально передаёт задачу экспедитору. Содержит все детали: что, куда, когда, особые условия.
-
Этап погрузки
Это ключевой момент, в котором фиксируется фактическая передача груза.
- Транспортная накладная (ТН). Основной перевозочный документ. В ней указаны отправитель, получатель, перевозчик, описание груза, количество мест, масса, адреса погрузки и выгрузки, данные автомобиля и водителя. ТН подписывается при приёме груза водителем и при выдаче получателю. Именно она подтверждает факт перевозки.
- Товарно-транспортная накладная (ТТН). Более детальная форма, которая помимо транспортных сведений содержит товарный раздел (артикулы, цена). Часто нужна бухгалтерии для списания и оприходования товара.
- Экспедиторская расписка — подтверждение, что экспедитор (КейКарго) принял груз к перевозке. Оформляется при работе по договору экспедиции.
- Путевой лист. Документ на автомобиль: фиксирует его владельца, марку, госномер, показания одометра, отметки о медосмотре водителя и техконтроле. Без путевого листа машина не имеет права выходить в рейс.
- Документы водителя: водительское удостоверение с открытой соответствующей категорией («С» для грузовых авто), карта тахографа, при необходимости — доверенность на управление, если водитель не собственник.
- Документы на автомобиль: свидетельство о регистрации (СТС), полис ОСАГО.
-
Этап перевозки и специальные условия
Если груз нестандартный, пакет расширяется:
- Специальное разрешение — для негабаритных, тяжеловесных грузов, а также при движении по закрытым трассам. Согласование занимает время, но без него перевозка незаконна.
- Свидетельство ДОПОГ — для водителей, перевозящих опасные грузы (топливо, химикаты). Машина также должна быть оборудована и иметь свидетельство о допуске.
- Паспорт безопасности груза — для опасных веществ.
- Сертификаты и декларации соответствия — для товаров, подлежащих обязательной сертификации (например, детские игрушки, электроника).
- Ветеринарные свидетельства — при перевозке животных, мяса, рыбы.
- Фитосанитарные сертификаты — для растительной продукции.
- Санитарный паспорт на автомобиль — обязателен при доставке продуктов питания.
- Схема размещения и крепления груза — для негабарита, чтобы инспектор видел, что груз закреплён по нормативам.
-
Этап доставки и закрытия
При выгрузке подписываются итоговые документы:
- Акт приёма-передачи груза. Фиксирует состояние и количество товара на момент передачи получателю. Если обнаружена недостача или повреждение, именно в акте это отражается.
- Акт выполненных работ (услуг). Подтверждает, что услуга оказана в полном объёме и служит основанием для оплаты.
- Счёт-фактура или универсальный передаточный документ (УПД). Закрывающие бухгалтерские документы. УПД объединяет счёт-фактуру и передаточный акт.
Важные нюансы и переход на электронный документооборот
С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки для ряда участников рынка становятся обязательными в электронном виде. Это значит, что все документы будут оформляться и подписываться через систему ГИС ЭПД, а бумажные аналоги уйдут в прошлое. КейКарго уже готова к этим изменениям и полностью поддерживает электронный документооборот.
Как КейКарго решает вопрос с документами
С нами вам не нужно держать в штате отдельного логиста или бухгалтера по транспорту. При заключении договора персональный менеджер:
- самостоятельно подготовит заявку с фиксированным тарифом,
- оформит полный пакет документов под конкретный груз,
- передаст водителю необходимые бумаги,
- после рейса предоставит закрывающие документы для вашей бухгалтерии.
Если груз требует дополнительных разрешений (негабарит, опасный, температурный), мы знаем все процедуры и согласуем их без вашего участия. Вам остаётся только принять товар и подписать акт.
Хотите, чтобы перевозка прошла без бумажных проволочек? Позвоните по номеру +7 (812) 642-05-43 или оставьте заявку на сайте. Менеджер КейКарго за 10 минут подготовит точный расчёт и полный список документов именно для вашего груза.
