С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист (ЭПЛ) станет обязательным только для перевозки маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции, если на неё не оформлена электронная транспортная накладная (ЭТрН). В остальных случаях компании вправе выбирать бумажный или электронный формат, закрепив решение в учётной политике. С 1 января 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) стал единственным допустимым электронным форматом для отгрузки товаров и оказания услуг — ТОРГ-12 и акты утратили юридическую силу в цифровом виде. С 1 ноября 2025 года ФНС прекратила приём письменных обращений через операторов ЭДО, переведя их на «Госуслуги» и личный кабинет налогоплательщика. KeyCargo уже работает по новым правилам и помогает клиентам безболезненно перейти на электронный документооборот.

Электронный документооборот в грузоперевозках перестал быть делом будущего: с 2025 года изменения затронули всех участников рынка. Для транспортных компаний и их клиентов это не просто формальность, а новый уровень прозрачности, скорости и контроля. Однако переход вызывает множество вопросов. Компания KeyCargo, более 10 лет работающая в сфере перевозок и складской логистики, внимательно следит за нововведениями и уже адаптировала свои процессы. Разберём, что именно изменилось и как подготовиться.

Что изменилось в электронных путевых листах

Путевой лист — документ, подтверждающий обоснованность расходов на ГСМ и выпуск автомобиля на линию. В бумажном виде он привычен, но электронный формат даёт преимущества: автоматизация, мгновенный обмен, отсутствие потери. Главное изменение 2025–2026 годов — поэтапное внедрение обязательности ЭПЛ.

С 1 сентября 2026 года ЭПЛ станет обязательным только для одной категории перевозок: при транспортировке маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции (пиво, сидр, медовуха, пивные напитки), если на груз не оформлена электронная транспортная накладная (ЭТрН). Для всех остальных случаев — обычные грузовые, пассажирские, служебные, для собственных нужд — бизнес по-прежнему может выбирать бумажный или электронный формат. Важно, чтобы выбранный вариант был закреплён в учётной политике организации.

Также готовится обновление формата ЭПЛ: вместо действующего 5.01 появится версия 5.02 с отдельным титулом для задания водителю. Это упростит структуру документа и сделает процесс более логичным. KeyCargo следит за изменениями и своевременно обновляет свои внутренние системы.

Электронный документооборот: ключевые новшества

С 1 января 2026 года универсальный передаточный документ (УПД) стал единственным допустимым форматом для электронного оформления отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг. Это означает, что привычные ТОРГ-12 и акты выполненных работ в электронном виде больше не принимаются налоговыми органами. Компаниям пришлось перестраивать обмен закрывающими документами. KeyCargo уже работает с УПД, что гарантирует корректное оформление для вашей бухгалтерии.

С 1 ноября 2025 года ФНС прекратила приём письменных обращений (жалоб, пояснений) через операторов ЭДО. Теперь их необходимо направлять через личный кабинет налогоплательщика, платформу обратной связи на «Госуслугах» или официальный сайт ФНС. При этом обмен отчётностью и другими документами через ЭДО продолжается без изменений.

Что это значит для перевозчиков и клиентов

Для транспортной компании переход на электронные документы — это не только требование закона, но и возможность сократить издержки: меньше бумаги, быстрее подписание, прозрачная история. Однако требуется подготовка: электронные подписи, выбор оператора ЭДО, настройка программного обеспечения, обучение персонала. Многие компании столкнулись с трудностями, поэтому государство ввело переходный период: до весны 2027 года действует нештрафуемый режим, когда за отсутствие ЭПД ограничиваются устным замечанием. Но это не освобождает от обязанности оформлять документы.

Как подготовиться к переходу

1. Проверьте, обязателен ли для вас ЭПЛ. Если вы перевозите алкоголь и спиртосодержащую продукцию, ЭПЛ станет обязательным. В остальных случаях — по решению компании.
2. Выберите аккредитованного оператора ЭДО и подключитесь к ГИС ЭПД. Это государственная система, через которую передаются электронные перевозочные документы.
3. Оформите электронные подписи. Для руководителя и диспетчера — усиленная квалифицированная (УКЭП), для водителей и механиков — усиленная неквалифицированная (УНЭП), которую можно получить через «Госключ».
4. Внесите данные автопарка и водителей в личный кабинет оператора.
5. Закрепите переход на ЭПЛ в учётной политике и назначьте ответственных сотрудников.

Как KeyCargo помогает клиентам

Мы понимаем, что переход на электронный документооборот может вызывать сложности. Поэтому KeyCargo уже работает с электронными транспортными накладными и путевыми листами, а наши специалисты готовы проконсультировать по оформлению документов, выбору оператора и настройке процессов. Мы берём на себя часть бумажной работы, чтобы вы сосредоточились на грузе. Наши фиксированные тарифы прозрачны, а груз застрахован на всём пути.

Электронный документооборот — это не препятствие, а шаг к более современной и эффективной логистике. Доверьте перевозки профессионалам KeyCargo, и мы поможем пройти переходный период без потерь. Оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону 8 (812) 642-05-43.